Zeiterfassung und Dokumentation im Rahmen des neuen Mindestlohngesetzes: Wie das Bürokratiemonster gebändigt werden kann. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) ist seit Anfang dieses Jahres in Kraft und bringt auch für das Hotel- und Beherbergungsgewerbe Neuerungen, die über den Mindestlohn hinausgehen. Ein zentraler Punkt dabei, der vor allem kleineren Betrieben Bauchschmerzen bereitet, ist die erweiterte Dokumentationspflicht oder Zeiterfassung.
Demnach müssen Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2015 die Arbeitszeiten von Beschäftigten mit einem Einkommen von bis zu 2.958 Euro brutto erfassen, dokumentieren und diese Dokumentation bis zu zwei Jahre am Arbeitsort aufbewahren. Das bedeutet konkret, dass Beginn, Dauer und Ende sowie Fehlzeiten, Pausen und Überstunden der täglichen Arbeit mindestens im Wochenrhythmus dokumentiert werden müssen. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte. Damit soll gewährleistet werden, dass die korrekte Anwendung des Gesetzes überprüft werden kann und das Gesetz nicht, durch zum Beispiel die Leistung von unbezahlten Überstunden, umgangen wird. Wer der Dokumentationspflicht nicht ordnungsgemäß nachkommt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.
In der Praxis heißt das: Mehr Zeit für Verwaltung und weniger Zeit für den Gast. Nicht nur der gesteigerte Verwaltungsaufwand, der sich im schlimmsten Fall auch in höheren Personalkosten niederschlägt, ist eine Herausforderung. Auch die Einführung und Anschaffung von Systemen zur Zeiterfassung ist in der Regel teuer und die Überprüfung der korrekten Dokumentation und die Archivierung verlangen nach weiterer Zeit und Ressourcen. Eine Alternative bieten Online-Lösungen wie shyftplan, ein Tool, mit dem Dienstpläne erstellt und Zeiten erfasst werden können. Das Tool hat zwei Säulen. Die erste ist der Online-Dienstplan: Mit diesem lassen sich etwa Schichten planen, den Mitarbeitern zuweisen und mühelos wieder ändern oder von einem Mitarbeiter auf einen anderen verschieben. Der erstellte Dienstplan kann per Klick den Mitarbeitern über Smartphone, Laptop, Tablet oder PC zugesendet werden und diese können nun ihre Schichten einsehen, Präferenzen angeben und Schichten untereinander tauschen.
Zweite Komponente ist die Zeiterfassung. Dabei tragen die Mitarbeiter ihre Anfangs-, End- und Pausenzeiten selbständig per Internet ein. Und es geht noch einfacher: Die Lösung bietet eine Zeitstempeluhr, die sich auch auf Smartphones und Tablets nutzen lässt. Der Mitarbeiter loggt sich bei Arbeitsbeginn ein und bei Schichtende wieder aus, das Gleiche umgekehrt bei Pausenbeginn und -ende, die sich daraus ergebende Arbeitszeit wird automatisch in die Zeiterfassung übernommen. Die Übersicht der erfassten Arbeitszeiten erfüllt die Anforderungen des Mindestlohngesetzes. Statt aufwändiger Dokumentation genügen mit einer solchen Lösung wenige Klicks, um die Arbeitszeiten gesetzeskonform zu erfassen.
Ansgar Oberholz, Inhaber des Berliner Szenerestaurants St. Oberholz, gehört zu den Gastronomen, die eine Online-Lösung zur Zeiterfassung einsetzen. „Ich muss ehrlich gestehen, dass es mir vor der Dokumentationspflicht gegraut hat. Aktuell kann ich aber sagen, dass mich die online-gestützte Lösung stark entlastet und kein merklicher Mehraufwand entstanden ist“, erzählt Oberholz. Onlinelösungen sind gerade für kleinere Betriebe eine gute Möglichkeit, das Bürokratiemonster „Dokumentationspflicht“ ohne bedeutenden Mehraufwand und ohne hohe Kosten zu bändigen. Damit bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft: den Service am Gast.
