Viele Menschen beginnen das neue Jahr voller Pläne und Tatendrang. Sie möchten abnehmen, mehr Sport treiben, weniger Alkohol trinken. Concur, der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisemanagement und die Reisekostenverwaltung, hat hilfreiche Anregungen zusammengestellt, mit denen sich Geschäftsreisende ihren Alltag erleichtern können und dabei noch Gutes tun.
1. Reisen Sie umweltfreundlich: Gerade für kürzere Strecken stellt die Bahn oft eine umweltschonende Alternative zum Flugzeug dar. Die Concur Split-Screen-App zeigt Bahn- und Flugoptionen gleichzeitig auf dem Bildschirm an, sodass die jeweils günstigere Alternative leicht gefunden werden kann und Bahnreisen stärker ins Bewusstsein der Geschäftsreisenden gerückt werden. Außerdem können sie mit einem CO2-Rechner den ökologischen Fußabdruck der Reise ermitteln.
2. Nutzen Sie ein Buchungstool, das Ihnen Angebote für alle Reiseschritte anbietet – von der Recherche über die Buchung und Abrechnung bis zum Reporting. Das spart Zeit und Geld und verringert die Fehlerquote.
3. Buchen Sie innerhalb der Reise-Optionen, die Ihnen ihr Buchungssystem anbietet oder achten Sie darauf, dass unterschiedliche Buchungen in einem System gebündelt werden können. Studien zeigen, dass Buchungen außerhalb des Reiseprogramms jährlich hohe zusätzliche Kosten verursachen.
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4. Zögern Sie nicht, Ihre internationalen Geschäftskontakte öfter persönlich zu treffen. Der direkte Austausch fördert die Beziehung zu Kunden und Kollegen.
5. Halten Sie Unternehmensrichtlinien ein und vermeiden Sie falsche Reisekostenabrechnungen: Viele Angestellte kennen die Reise-Regeln ihres Arbeitgebers nicht. Mit automatisierten Lösungen ist das kein Problem, denn jedem Angestellten werden nur Optionen im Buchungstool angezeigt, die tatsächlich erlaubt sind.
6. Leiten Sie Ihre Belege zeitnah an die Buchhaltung weiter. Erfahrungsgemäß sind die Finanzabteilungen zum Jahresende sehr ausgelastet. Auch, weil viele Arbeitnehmer vor dem Weihnachtsurlaub auf den letzten Drücker ihre Belege einreichen.
7. Profitieren Sie von Wartezeiten: Automatisierte Lösungen wie Concur ermöglichen die Speicherung und Zuordnung der mit dem Smartphone fotografierten Belege und die schnelle
Weiterleitung der Reisekostenabrechnung, schon von unterwegs. So bleibt im Büro mehr Zeit für Wichtiges.
8. Nutzen Sie Synergien mit Kollegen: Beispielweise macht es die Concur App „TripIt for Teams“ möglich, sich über die Reisen der Kollegen zu informieren, denselben Flug zu wählen, das Taxi zu teilen, unterwegs geschäftliche Angelegenheiten zu besprechen und Kosten zu reduzieren.
